Guideline Flow — Project Management (PMO Edition) · Nexa Workspacev1.0 · 07/08/2026

Guideline Flow — Project Management

Hướng dẫn luồng nghiệp vụ theo vai trò cho bản PMO · đối chiếu bản dựng TaskFlow Project Board ver 4

Mã tài liệuGL-PM-2026-01

Trạng tháiDraft v1.0 — chờ PO duyệt

SoạnBusiness Analyst

Đối tượng đọcPMO, PM, Trainer, QC, Dev

Căn cứBRD TaskFlow v4.0 (Module 1–9)

Phạm viLuồng sử dụng & quy tắc — không lặp lại AC chi tiết

1Nguyên tắc thiết kế luồng

2Vai trò & phạm vi nhìn thấy

3Bản đồ điều hướng (IA)

4Flow A — Thành viên: việc hằng ngày

5Flow B — PM: vận hành dự án

6Flow C — PM: kế hoạch Gantt

7Flow D — PM: sức khỏe & rủi ro

8Flow E — PMO: điều hành danh mục

9Quy tắc tính toán (10 · 11 · 12)

10Thông báo & escalation

1.Nguyên tắc thiết kế luồng

Rail = đích đến, channel = ngữ cảnh. Mỗi channel gắn với một project board; mục Project Management trên nav bar là lối vào hub quản trị. Người dùng không phải học hai hệ điều hướng.
Lộ hình theo vai trò (progressive disclosure). Thành viên chỉ thấy Tổng quan · Board · List trong channel; bộ công cụ quản trị (Backlog, Sprint, Kế hoạch, Sức khỏe, Báo cáo, Thành viên) chỉ hiện với PM/Admin.
Một nguồn số liệu. WS02, PF01, dashboard Sức khỏe cùng đọc một kho dữ liệu — không có "hai nơi hai số".
Mọi cảnh báo phải hành động được. Tín hiệu (blocker, quá hạn, RAG Đỏ) luôn kèm đường click tới đúng đối tượng cần xử lý.
Không tự sửa dữ liệu của người dùng. Hệ thống chỉ cảnh báo (vi phạm ràng buộc lịch) hoặc đề xuất (auto-schedule) — quyết định cuối là của con người, có ghi vết.

2.Vai trò & phạm vi nhìn thấy

Thành viên (Member)HẰNG NGÀY

Làm task được giao. Thấy: channel (Tổng quan · Board · List), Dự án của tôi, Việc của tôi. Được tạo/sửa task, kéo thả, gắn cờ Bị chặn.

PM dự ánVẬN HÀNH

Chạy sprint & kế hoạch. Thêm: đủ 9 tab trong channel, cấu hình dự án, sprint, phụ thuộc, cột mốc, override sức khỏe, Danh mục (dự án mình tham gia).

PMO / AdminĐIỀU HÀNH

Giám sát toàn danh mục. Như PM nhưng phạm vi toàn hệ thống: mọi dự án trong PF01, ma trận nguồn lực đầy đủ, báo cáo điều hành.

ViewerCHỈ XEM

Xem, không sửa. Mọi nút ghi bị khoá kèm tooltip lý do — không giấu nút để người dùng hiểu vì sao không thao tác được.

Khu vực	Member	PM	PMO/Admin	Viewer
Channel: Tổng quan · Board · List	✅	✅	✅	👁 xem
Channel: Backlog · Sprint · Kế hoạch · Sức khỏe · Báo cáo · Thành viên	❌	✅	✅	❌
Hub PM: Dự án của tôi WS02 · Việc của tôi TM07	✅ (dự án tham gia)	✅	✅ (toàn bộ)	✅
Hub PM: Danh mục dự án PF01	❌	✅ (dự án tham gia)	✅ (toàn bộ)	❌
Tạo dự án WS01 · Lưu trữ WS04 · Phụ thuộc GT02 · Override PF06	❌	✅	✅	❌

3.Bản đồ điều hướng (IA)

Nexa Nav Barrail trái, cố định

→

Trang chủchat · channel = project board

Project Management1 slot riêng · badge việc tới hạn

Bấm Project Management: Member → Dự án của tôi; PM/PMO → Danh mục dự án. Sidebar chuyển thành danh sách dự án (glyph, chấm RAG, sprint đang chạy) — không còn channel chat trong hub.
Strip hub: Dự án của tôi · Việc của tôi · Danh mục dự án — người dùng ghim/bỏ ghim từng mục, mục cuối không bỏ ghim được, trạng thái lưu theo máy.
Bấm một dự án (ở sidebar hub, WS02, hay PF01) → mở Board của dự án đó trong ngữ cảnh channel; nút "Đổi dự án" trên thanh tiêu đề quay về danh sách.

4.Flow A — Thành viên: việc hằng ngày

Mục tiêu: trả lời "hôm nay tôi làm gì?" trong ≤ 2 click, cập nhật tiến độ không rời ngữ cảnh chat.

Mở channel dự ánsidebar chat

→

Tổng quan / Board / Listtask hôm nay của tôi

→

Kéo thả đổi trạng tháitôn trọng WIP limit KB04

→

Vướng chặn?

→

Gắn cờ Bị chặnbắt buộc lý do ≤500 ký tự PF08

→

PM nhận thông báoin-app + email

Việc của tôi TM07 gom task xuyên dự án theo nhóm: Bị chặn (đứng đầu, đỏ) → Quá hạn → Hôm nay → Tuần này → Sau đó → Không có hạn; lọc được theo dự án.
Kéo thả vượt WIP limit → hệ thống chặn kèm giải thích; Viewer kéo thả bị khoá.
Gỡ cờ Bị chặn thông báo lại cho PM (chỉ in-app) — xem mục 10.

5.Flow B — PM: vận hành dự án

Tạo dự ánWS01 · mã 2–6 ký tự, bất biến

→

Mời thành viên, gán vai tròWS03

→

Backlog: tạo & ước lượngstory point Fibonacci

→

Lập sprint, start1 sprint Active/dự án

→

Theo dõi Board + BurndownRP01

→

Hết sprint

→

Kết sprint, carry-overtask dở chuyển sprint kế

Lưu trữ dự án WS04: chỉ khi không còn sprint Active; còn rủi ro High mở sẽ cảnh báo trước khi cho lưu trữ. Dự án lưu trữ = chỉ xem (mọi quyền ghi tắt), khôi phục được.

6.Flow C — PM: kế hoạch Gantt GT01–GT06

Tab Kế hoạchWBS Epic → task

→

Đặt ngày bắt đầu/hạnQuy tắc 10 · thiếu start = ⚠

→

Tạo phụ thuộc FS/SS/FFnút + hoặc kéo nối bar · lag −30…+30 GT02

→

Vòng lặp? >20 pre?ERR-GT-001 ERR-GT-003

→

Kéo bar đổi lịchstart > due bị chặn ERR-GT-002

→

Auto-schedule đề xuấtxem trước, chọn từng task GT03

→

Đường găng + What-ifcrashing/fast-tracking GT05·GT06

Cột mốc GT04: 3 loại Thường / Gate / Critical; trùng cụm ngày gom thành ◆×n; quá hạn nhấp nháy; xoá là soft delete 90 ngày; "Đủ điều kiện Done" khi 100% task liên kết xong.
Vi phạm ràng buộc chỉ cảnh báo (mũi tên đỏ nét đứt) — hệ thống không tự dời ngày.
What-if là mô phỏng: hiện ngày về đích mới, chi phí, mức rủi ro; không ghi vào kế hoạch thật; lưu tối đa 5 kịch bản/dự án.

7.Flow D — PM: sức khỏe & rủi ro

Job 00:15 hằng ngàytính RAG theo Quy tắc 11

→

Đỏ?

→

Thông báo PM + Admingửi ngay, không gom digest

→

PM xử lý tín hiệublocker / cột mốc / rủi ro / ngân sách

→

Bối cảnh đặc biệt?

→

Override thủ cônglý do ≥10 ký tự · hiệu lực 7 ngày · 🔒 PF06 ERR-PF-001

Sổ Rủi ro PF07: mức High/Medium/Low, trạng thái Open → Đang xử lý → Đã đóng; đóng bắt buộc ghi chú phương án ERR-PF-002; rủi ro High mở là tín hiệu Vàng.
Dashboard hiển thị vì sao ra màu (liệt kê từng tín hiệu với số thật, ví dụ "2/13 task mở bị chặn (15% — vượt ngưỡng 10%)") — không chỉ hiện màu.
Hết 7 ngày override tự quay về chế độ tự động; mọi override ghi audit log.

8.Flow E — PMO: điều hành danh mục PF01–PF09

Nav bar → Project ManagementPMO vào thẳng Danh mục

→

Bảng trạng tháiRAG · tiến độ · blocker · cột mốc · ngân sách PF01

→

Panel "Cần chú ý"tự sinh, mất khi tín hiệu được xử lý PF09

→

Drill-down dự ánmở dashboard Sức khỏe dự án đó

→

Nguồn lực Người × Dự ánngưỡng 13 point · click ô xem task PF04

→

Báo cáo điều hành1 trang: KPI, điểm nhấn, đề xuất PF03

Nhịp khuyến nghị. Hằng ngày: quét "Cần chú ý" (<5 phút). Hằng tuần: rà bảng trạng thái + nguồn lực, chất vấn dự án Đỏ theo tín hiệu cụ thể. Hằng tháng: xuất báo cáo điều hành cho Ban điều hành. Phạm vi dữ liệu luôn theo quyền — PM không thấy dự án mình không tham gia.

9.Quy tắc tính toán

Quy tắc	Nội dung	Hệ quả trên UI
10 — Lịch	Bar Gantt chạy từ ngày bắt đầu tới ngày của hạn chót; thời lượng = ngày lịch, tối thiểu 1.	Task thiếu ngày bắt đầu hiện ⚠, không tham gia đường găng.
11 — Sức khỏe RAG	Đỏ: cột mốc Gate/Critical quá hạn chưa xong · ≥5 blocker hoặc ≥10% task mở · >20% task mở quá hạn · ngân sách Vượt. Vàng: có blocker dưới ngưỡng · 5–20% quá hạn · cột mốc ≤7 ngày mới xong <50% · rủi ro High mở · ngân sách Cảnh báo. Xanh: không tín hiệu nào.	Chấm RAG trên card WS02, bảng PF01, dashboard; luôn kèm danh sách tín hiệu với số thật.
12 — Tiến độ	% = Σ point Done ÷ Σ point ước lượng; task chưa ước lượng tính 1 point; dự án toàn task chưa ước lượng thì đếm theo số task.	Thanh tiến độ Epic, cột Tiến độ PF01, roll-up Gantt.

10.Thông báo & escalation (R2)

Sự kiện	Người nhận	In-app	Email	Ghi chú
Dự án chuyển sức khỏe sang Đỏ	PM + Admin	✅	✅	Gửi ngay, không gom digest
Cột mốc Gate/Critical còn ≤3 ngày, task chưa xong	PM	✅	✅	Gửi ngay
Cột mốc đủ điều kiện Done	PM	✅	—
Task gắn cờ Bị chặn	PM + người thực hiện	✅	✅
Task gỡ cờ Bị chặn	PM	✅	—
Được gán phụ trách rủi ro	Người phụ trách	✅	✅
Xoá task có phụ thuộc/cột mốc · ngày task có phụ thuộc bị đổi	PM	✅	—

Người dùng bật/tắt từng kênh trong Cài đặt thông báo NT03; sự kiện "gửi ngay" không tắt được kênh in-app.